L’Ordre des denturologistes du Québec (ci-après « Ordre », « Nous ») reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen. À ce titre, l’Ordre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.

Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone au travail.

La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise notre Portail de l’Ordre et les différents services qui s’y rattachent.

Elle fait état de la manière dont l’Ordre protège vos renseignements personnels, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, à savoir : 

• Code des professions (RLRQ, c. C-26); 
• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession; 
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre de ses autres fonctions et activités. 

Renseignements personnels que nous recueillons 

Dans le cadre de nos interactions avec vous, l’Ordre doit recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont pertinents afin de vous offrir les services demandés. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis : 

• Auprès des candidats à l’exercice de la profession et des membres inscrits (ou radiés) au Tableau de l’Ordre : 
  • Pour les candidats à l’exercice de la profession aux études au Québec : 
    • Nom, prénom, sexe, langue maternelle – parlée - écrite, date de naissance, année prévue d’obtention du diplôme, citoyenneté, adresse personnelle, courriels personnels, numéro de téléphone personnel, numéro d’enregistrement au Registre des étudiants, copie du certificat de naissance, dossier judiciaire.
  • Pour les candidats à l’exercice de la profession provenant d’une autre province canadienne :
    • Nom, prénom, sexe, langue maternelle – parlée - écrite, date de naissance, citoyenneté, adresse personnelle, courriel personnel, numéro de téléphone personnel, détails sur l’institution d’enseignement fréquenté, copie du certificat de naissance, copie du diplôme obtenu, relevé de notes officiel, dossier judiciaire.
  • Pour les candidats à l’exercice de la profession provenant de l’extérieur du Canada :
    • Nom, prénom, sexe, langue maternelle – parlée - écrite, date de naissance, pays de naissance, adresse personnelle, courriel personnel, numéro de téléphone personnel, détails sur l’institution d’enseignement fréquenté et le programme suivi (cours et stage), expérience de travail, copie du certificat de naissance, copie du diplôme obtenu, relevé de notes officiel, dossier judiciaire.
  • Pour les membres de l’Ordre (en plus des informations demandées alors qu’ils étaient candidats à l’exercice de la profession) :
    • Lieux d’exercice (antérieurs et présents), activités de formation continue, photo. 
• Auprès des candidats à un emploi auprès de l’Ordre: nom, prénom, coordonnées, curriculum vitae; 
• Auprès des employés et membres de comités : Nom, prénom, adresse du domicile, téléphone et adresse courriel personnels, état civil, date de naissance, numéro d’assurance sociale, coordonnées bancaires, présence d’un dossier judiciaire, renseignements médicaux (pour certains cas particuliers);
• Auprès des visiteurs de notre site Web : nom, prénom, coordonnées qui nous permettent de vous contacter. 
• Auprès des demandeurs d’enquête : Nom, prénom, téléphone, adresse personnelle, courriel personnel, 

Dans la mesure où l’Ordre recueille vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. 

En plus de ces témoins, l’Ordre a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Web et qui ne peuvent donc pas être désactivés. 

Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

L’Ordre recueille vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous. 

• Contrôler l’exercice de la profession; 
  • Assurer la conformité des membres de l’Ordre avec le règlement de la formation continue (en vigueur le 1er avril 2024); 
  • Gérer l’admission des candidats à l’exercice de la profession, y compris le paiement des frais d’admission  
  • Mener des enquêtes syndics, des plaintes disciplinaires, de la conciliation, de l’arbitrage de comptes d’honoraires et des audiences ; 
  • Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles ; 
  • Évaluer la compétence des membres et développer les principes éprouvés et reconnus en denturologie, notamment les règles généralement reconnues en hygiène et asepsie ;
• Répondre à une demande, fournir un bien ou un service; 
  • Évaluer et administrer les demandes de délivrance de permis d’exercice et d’inscription (ou de réinscription) au Tableau de l’Ordre, incluant l’évaluation des diplômes et formation à des fins d’équivalence
  • Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes, les demandes de révision; 
• Produire des statistiques et des études; 
• Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web; 
• Sous réserve de votre consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web; 
• Pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable. 

Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis

L’Ordre recueille vos renseignements personnels par le biais : site Internet, courriel, témoins de connexion dits « essentiels », Portail de l’Ordre, par la poste. 

Consentement 

En visitant notre site Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires papier ou en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), l’Ordre considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus. 

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par l’Ordre. Vous pouvez exercer votre droit soit en accédant à votre dossier membre via le Portail de l’Ordre, soit en communiquant avec nous à l’adresse suivante : info@odq.com ou, dans le cas d’une demande d’enquête, en s’adressant au syndic à syndic@odq.com . Le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

Par ailleurs, lorsque l’Ordre utilise ou communique des renseignements personnels sensibles, nous vous demanderons de manifester de façon expresse votre consentement. 

Utilisation et Communication

En aucun cas, l’Ordre n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, l’Ordre peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.

De plus, dans certains cas, nous nous devons de partager vos renseignements personnels avec certains de nos partenaires dans les situations suivantes et afin de (d’) :  

• vous permettre de créer un compte d'utilisateur et un profil et vous authentifier lorsque vous vous connectez à votre compte; 
• préparer et livrer votre édition papier de la revue de l’Ordre;
• gérer des enquêtes du syndic;
• permettre au procureur de l’Ordre des denturologistes du Québec de préparer la séance du conseil de discipline dans le cas d’une plainte disciplinaire;
• donner l’information nécessaire au conseil de discipline ou au comité de révision afin de leur permettre de prendre des décisions éclairées; 
• répondre à vos demandes d'information, à vos questions, plaintes ou commentaires;
• vous envoyer les informations en lien avec des formations auxquels vous pourrez participer;
• protéger la sécurité ou l'intégrité de nos sites Web et de notre entreprise;
• analyser la performance de nos activités de nos sites Web.
• recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du ou de la candidate en lien avec les exigences du poste;
• permettre à nos assureurs s’occupant de l’assurance responsabilité de gérer les dossiers qui leur sont signalés;
• répondre aux demandes des ministères et organismes du gouvernement du Québec
• toutes autres fins auxquelles vous avez consenti.

En pareille situation, l’Ordre des denturologistes du Québec s’assure contractuellement que les tiers respectent la confidentialité de vos renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière. 

Conservation des renseignements personnels

L’Ordre conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.

Vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. 

Mesures de sécurité

L’Ordre protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d'éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci. 

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui. 

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci. 
De plus, vous pouvez soumettre une demande 

• d’accès à vos renseignements personnels;  
• de rectification de vos renseignements personnels; 
• de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels; 
• de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation; 
• de portabilité (à partir du 22 septembre 2024). 

en vous adressant info@odq.com .  

Porter plainte en regard de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que l’Ordre accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels en vous adressant à la personne responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels à aiprp@odq.com ou à monsieur Serge Tessier, syndic et responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels si la demande concerne un dossier du syndic à stessier@odq.com .

Nous contacter 

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel : aiprp@odq.com.

Date de la politique 20 octobre 2023